Travel Reimbursement for Users from German Universities

Was sollten Sie vor Reiseantritt beachten?

Wer kann Zuschüsse für Messreisen zu DESY Photon Science beantragen?

Welche Reisekosten werden abgerechnet?

Wie werden die Reisekosten abgerechnet?


Was sollten Sie vor Reiseantritt beachten?

Mitarbeiter/innen deutscher Universitäten können Zuschüsse zu den Reisekosten beantragen. Dies geschieht durch den "Principal Investigator" eines Projektes für alle Teilnehmer über DOOR. Es werden i.d.R. die Reisen und Aufenthalte von maximal drei Teilnehmerinnen und Teilnehmern pro Experiment finanziert. Der Zuschuss zu den Reisekosten kann nur nachträglich und für jede einzelne Person abgerechnet werden, d.h. für alle anfallenden Kosten müssen Sie zunächst selbst aufkommen (dies gilt auch für das DESY-Gästehaus/Hostel!). Buchungen und Reservierungen über die DESY-Reisestelle oder das User Office sind nicht möglich.
DESY behält sich vor Anträge abzulehnen.


Bei der Berechnung der Erstattungsbeträge wird das Bundesreisekostengesetz angewandt.

UNTERKUNFT:
Bitte fragen Sie immer zuerst im DESY-Hostel nach einer Übernachtungsmöglichkeit direkt auf dem DESY Gelände! Falls das DESY-Hostel ausgebucht sein sollte, suchen Sie sich bitte ein preisgünstiges Hotel aus der vom Hostel-Office mitgeschickten Liste.

Die für die Abrechnung notwendigen Formulare 'DESY-Reisekosten-Formular' erhalten Sie im DESY Photon Science Users' Office (Geb 47c, R. L106). Online stehen diese Formulare nicht zur Verfügung.

Bitte denken Sie auch daran, sich einen Dienstreiseantrag bei Ihrem Heimatinstitut für diese Messreise genehmigen zu lassen, und bitte informieren Sie sich dort über den Versicherungsschutz (inbesondere bei Nutzung privater PKWs).

Bitte helfen Sie, die anfallenden Kosten zu reduzieren, damit möglichst viele Nutzergruppen unterstützt werden können!

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Wer kann Zuschüsse für Messreisen zu DESY Photon Science beantragen?

Dieser Zuschuss kann nur für Mitarbeiter/innen deutscher Universitäten beantragt werden. Messreisen der Mitarbeiter/innen von u.a. BMWA-, EMBL-, FhG-, KIT-, HGF-, MPG- und WGL-Instituten können leider nicht bezuschusst werden.

Als Projektleiter/in können Sie diesen Zuschuss online via DOOR beantragen nachdem Ihr Projekt bei DESY Photon Science akzeptiert und Messzeit zugewiesen wurde. Eine Beantragung der Reisekostenerstattung sollte mind. 2 Wochen vor Reiseantritt erfolgen. Anträge müssen für jede Messreise separat und online via DOOR erstellt werden.

Bitte führen sie alle Mitreisenden auf, die eine Reisekostenerstattung erhalten sollen. Mitreisende, die durch andere Institutionen Reisekosten erstattet bekommen, führen Sie bitte nicht auf. DESY Photon Science entscheidet über die Genehmigung der Anträge u.a. nach Reihenfolge des Eingangs und den zum Zeitpunkt des Antrags noch verfügbaren Mitteln. Sollte Ihr Antrag auf Zuschuss zu den Reisekosten genehmigt werden, erhalten Sie darüber von DESY Photon Science eine Mitteilung per email.

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Welche Reisekosten werden abgerechnet?

Die Abrechnung der Reise zu DESY Photon Science erfolgt in Anlehnung an das Bundesreisekostengesetz (BRKG). Dieses sieht vor:

Tagegeld pauschal pro Reisetag bei
           
24 EUR = 24 Std.
12 EUR = 8 - 24 Std.

12 EUR = für An- und Abreisetag bei mehrtägigem Aufenthalt


Die Kosten für Übernachtungen im DESY-Hostel werden ebenfalls übernommen. Reichen Sie dazu bitte Ihre Original-Rechnung und den Zahlungsbeleg ein.

Wenn das DESY Hostel zum Zeitpunkt Ihrer Messreise ausgebucht sein sollte, wählen Sie aus der Ihnen zur Verfügung gestellten Hotelliste das preisgünstigste Hotel aus und wenden sich bitte wegen der Kostenübernahme an das Users' Office. Bitte fügen Sie Ihrer Hotelrechnung immer die Absage des DESY-Hostel-Office bei.

Bei Nutzung eines Hotels beachten Sie bitte, dass mit In-Kraft-Treten des Wachstumsbeschleunigungsgesetzes am 1. Januar 2010 nur noch Hotelrechnungen berücksichtigt werden, auf denen Übernachtung und Frühstück getrennt ausgewiesen werden.
Bei Hotelübernachtungen werden die Kosten für das gesondert ausgewiesene Frühstück, die € 4,80 übersteigen, erstattet, allerdings nur unter der Voraussetzung, dass die Rechnung auf die erstattende Institution (DESY) ausgestellt ist (mit Bezug auf Ihren Namen).

Alternativ zu Hotelkosten können auch Übernachtungspauschalen in Höhe von 20 EUR/Nacht gezahlt werden.

Fahrtkosten werden in Höhe des günstigsten Bahnpreises - im Regelfall der II. Klasse - erstattet.

Die Abrechnung von Miet- oder Privatfahrzeugen für die Hin-und Rückfahrt kann nur in Ausnahmefällen und nach vorheriger Genehmigung von DESY Photon Science erfolgen, sofern erhebliche dienstliche Gründe vorliegen. Dazu muss die Nutzung von Miet- oder Privatfahrzeugen vor der Messzeit mit detaillierter Begründung und Auflistung des zu transportierenden Equipments (via DOOR - 'Optional Additional Message'-Feld) beantragt werden.

Die Kleine Wegstreckenentschädigung in Höhe von 0,20 EUR/km wird gezahlt bei besonders großem dienstlichen Interesse. Maximal können nur 150 EUR gezahlt werden!

Die Große Wegstreckenentschädigung in Höhe von 0,30 EUR/km wird nur bei erheblich dienstlichem Interesse und nach vorheriger schriftlicher Genehmigung seitens DESY Photon Science gezahlt.

Für einen Mietwagen können die Kosten inkl. Benzinkosten für jeweils Hin- und Rückfahrt übernommen werden, sofern hierfür eine schriftliche Bestätigung von DESY Photon Science vorliegt. Die Nutzung für Fahrten vor Ort können nicht übernommen werden.

Inbesondere bei Nutzung privater PKWs (auch als Beifahrer/in) sollten Sie sich bei Ihrem jeweiligen Heimatinstitut vorab über den Versicherungsschutz (Sach-und Personenschäden) und mögliche Sicherheitsaspekte beim Transport von Chemikalien, Geräten o.ä. informieren und die Nutzung genehmigen lassen.

Falls Sie Fragen dazu haben, wenden Sie sich bitte an das DESY Photon Science Users' Office: Tel. 040 8998-2304 / Sarah Arugolanu .

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Wie werden die Reisekosten abgerechnet?

Jede/r Reisende sendet dazu die

vollständig ausgefüllte und unterschriebene DESY-Reisekostenabrechnung (bitte denken Sie auch an Stempel und Unterschrift des entsendenden Institutes ) mit Angabe des Zwecks "Messreise DESY Photon Science", Beamline und Proposal-Nummer direkt an
Frau Sarah Arugolanu
DESY Photon Science User Office
Geb. 47c / L106
Notkestrasse 85
22607 Hamburg

zusammen mit den

Original-Rechnungen und Zahlungsbelegen des DESY-Gästehauses oder des Hotels (z.B. Quittungen oder Kopie der Online-Überweisungen)

sowie mit allen

Original-Tickets (z.B. Bahnfahrkarte, Fahrkarten des öffentlichen Nahverkehrs, evtl. Boarding Cards).

Die entsprechenden Formulare sind im User Office, Geb. 47c, Raum L106 erhältlich.

Sammelabrechnungen können leider nicht akzeptiert werden, d.h. jede/r Reisende muss eine Einzelabrechnung einreichen. Die Zuschüsse werden dann sobald wie möglich auf die angegebenen Konten der Reisenden überwiesen. Bitte beachten Sie, dass Reisekosten spätestens 6 Monate nach der Messreise eingereicht werden müssen, andernfalls ist eine Erstattung nicht mehr möglich. Eine Verlängerung der Frist ist aus rechtlichen Gründen nicht möglich.

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